美國國稅局敦促雇主留意 1 月份提交 W-2 表格和其它工資說明書的截止日期。雇主及時提交這些文件有助於避免處罰，並幫助國稅局預防欺詐。

2015年的一項法律，讓雇主必須在 1 月 31 日之前向社會保障局提交 W-2 表格，工資與稅務說明書（英文）和 W-3表格，工資與稅務說明傳送書（英文）的副本成為一項永久的規定。

W-2 表格通常應在 1 月 31 日之前提供給員工。 1099-MISC 表格，雜項信息（英文）和 1099-NEC表格，非僱員補償（英文）也應在 1 月 31 日之前提供給納稅人。與表格 1099-MISC和表格 1099-NEC 相關的其他各種截止日期，包括應向國稅局提交的日期，可在國稅局官網 IRS.gov 上的表格說明（英文）中找到。

欺詐監測
工資說明書的正常提交日期為 1 月，國稅局通過驗證個人在稅表上報告的收入來更輕鬆監測退稅欺詐。雇主可以通過按時無誤地提交表格來支持該過程並避免罰款。

國稅局和社會安全局鼓勵所有雇主進行電子申報。這是提交這些表格的最快捷、最準確、最便捷的方式。有關電子提交表格 W-2 的更多信息以及社會安全局在線商業服務網站的鏈接，請訪問社會安全局的雇主 W-2 提交說明和信息網站，網址為 SSA.gov/employer（英文）。

在所有表格上使用相同的雇主識別號
雇主應確保其工資與稅務說明書（表格 W-2、W-3 等）及其工資稅申報表（表格 941、943、944 等）上的雇主識別號 (EIN) 與國稅局分配給該企業的EIN相符。他們不應在要求填寫EIN的表格上使用其社會安全號碼 (SSN) 或個人報稅識別號碼 (ITIN)。

如果雇主在其工資稅申報表上使用的EIN（包括先前所有者的EIN）與 W-3 上報告的EIN不同，他們應查看表格 W-2 和 W-3 (.pdf) 的一般說明（英文），方框h——今年使用的其它EIN。

使用不一致的EIN提交這些表格或使用其它企業的 EIN 可能會導致罰款和延遲處理雇主的稅表。即使雇主使用第三方付款人（例如認證專業雇主組織、專業雇主組織或其他第三方）或其業務內的不同實體來提交這些文件，所有提交的聲明和表格上的名稱和EIN必須與國稅局分配給其企業的EIN 一致且完全匹配。有關第三方安排的更多信息，請參閱第 15 號出版物，雇主稅務指南（英文）。

延期
雇主可以在 1 月 31 日之前通過填寫表格8809，申請稅務資訊申報表延期（英文），遞交完整申請，來申請延期 30 天提交表格 W-2。但是，必須是在滿足表格 8809 第 7 節中的要求之一的前提下才能獲得延期。

提交表格 8809 不會延長向員工提供工資說明書的截止日期。如有此需要則必須在 1 月 31 日之前單獨申請延長向員工提供 W-2 表格的時間。有關更多信息，請參閱延長向員工提供 W-2 表格的時間（英文）。